Сервисные возможности

Глава 11. Сервисные возможности

11.1. Установка параметров

Для установки различных параметров "1С: Бухгалтерия-Проф." использует режим "Установка параметров" группы "Сервис" главного меню.

При выборе этого режима на экране появляется запрос. Этот запрос может быть вызван из многих режимов программы (главного меню, редактирование плана счетов, просмотра списка отчетов, оборотно-сальдовых сведений и т.д.) нажатием комбинации клавиш Alt F10.

Задание параметров в запросе. Квадратными скобками "[" и "]" в запросе отмечаются параметры, которые имеют два значения "Да" или "Нет". Значение "Да" отображается крестиком "х", а "Нет" — пробелом между квадратными скобками. Для изменения значения параметра нужно подвести к нему курсор и нажать клавишу Enter (с помощью мыши — указать мышкой между квадратными скобками и два раза нажать левую клавишу мыши).

Круглыми скобками "(" и ")" в запросе отмечаются параметры-переключатели, которые могут иметь одно из нескольких значений. Например, счет или субсчет может состоять из 2 или 3 знаков, редактор может быть встроенным или внешним и т. д. Для установки нужного значения параметра нужно подвести к этому значению курсор и нажать клавишу Enter (с помощью мыши — указать мышкой между круглыми скобками и два раза нажать левую клавишу мыши).

Остальные поля в запросе параметров можно изменять так же, как поля в списках: подведите к полю курсор, нажмите Enter и корректируйте значение поля, так как описано в п. 2.12. Установка инициализуючои последовательности для принтера (поле "Принтер") описана в п. 3.8.

Установив все необходимые параметры, нажмите клавишу Esc для выхода из запроса.

Параметры ввода операций. В эту группу входят следующие параметры.

Введенная проводка активна — если этот параметр установлен, то после ввода новой проводки в журнал операций эта проводка делается текучей. Если нет — курсор остается на той же проводке, на которой он был перед вводом новой проводки.

Автоматический пересчет итогов — если этот параметр установлен, то после ввода, ликвидации и корректировки проводок в рабочем периоде автоматически корректируются соответствующие итоги по счетам и субконто. Это позволяет в любой момент выводить отчеты без пересчета итогов.

Контроль проводок — если этот параметр установлен, то при вводе проводок в журнал операций проверяет корректность корреспонденции счетов. При некорректности выдается сообщение.

Не рассчитывать сумму по курсу — при задании этого параметра сумма проводки не вычисляется умножением суммы в валюте на текущий курс.

Считать цену в валюте — при задании этого параметра введена цена (при ведении по счету количественного и валютного учета) считается выраженной в валюте, в другом случае — в гривнах.

Количество только целое — при задании этого параметра в журнале операций и в стандартных отчетах количество (то есть количественное выражение проводки) выводится как целое число, а при запросе количества программа не позволит ввести дробную часть.

Копировать — указывает, какие параметры проводки-образца переносятся в новую проводку при нажатии клавиши F9 при редактировании журнала операций. Часто "Сумма" и "Текст операций" не включают в перечень копируемых реквизитов, это позволяет избежать ошибочного ввода суммы и содержания операции.

Количество символов — позволяет задать максимальное количество знаков в кодах счетов и субсчетов (два или три).

В журнале суммы без копеек — если этот режим включен, то при просмотре журнала операций и в формируемых для печати стандартных отчетах суммы выводятся без копеек, но с разделителями разрядов целой части.

Выключить звук — если звук выключен, то при работе с программой не будет выдаваться звуковых сигналов.

Рабочая дата — этот параметр задает дату, которая автоматически устанавливается в проводках, вводимые.

Рабочее место. Данный параметр задает значение рабочего места, которое устанавливается для новых проводок, вводимых. Это значение необходимо устанавливать при ведении обособленного учета на нескольких рабочих местах. Рекомендации на счет этого изложены в п. 10.2.

Редактор. Значение данного параметра задает, какой редактор будет вызываться для корректировки форм отчетов и первичных документов: встроенный или внешний. Правила работы с встроенным редактором изложены в п. 2.10. Имя программы внешнего редактора задается в режиме "Внешние программы" (см. п. 11.3). В качестве внешнего редактора Вы можете использовать любой редактор, ориентированный на текстовые файлы: Lexicon, Multi-Edit и т. д.

Параметры печати. Эта группа параметров позволяет осуществить настройку на принтер. Ее использование описано в п. 3.8.

Вывод отчетов. Данная группа параметров позволяет установить, куда будут выводиться отчеты и выходные (первичные) документы после их просмотра на экране: на принтер, в текстовый файл, на принтер и в текстовый файл, или же не выводиться вообще. Для установки вывода в файл сначала нужно задать имя файла (например, DOC.TXT), это позволит накапливать все сформированные документы в одном текстовом файле. При формировании нового файла старый файл с таким же именем уничтожается.

Формирование отчетов. Эта группа параметров задает режимы формирования отчетов.

Карточки и анализ за год — при установке данного параметра карточка счета, анализ счета, анализ счета по датам, анализ счета по субконто, анализ субконто, карточка субконто и обороты по субконто будут содержать все операции, остатки и обороты с начала года до конца рабочего квартала включительно.

Вывод итогов без субсчетов — при установке данного параметра в оборотно-сальдовой ведомости, шахматци, списка сводных проводок, анализе счета и т. д. будут присутствовать только основные счета без их разделения на субсчета. Это может значительно уменьшить размеры документов которые формируются, хотя и не всегда обеспечивает нужную степень детальности информации. Значение данного параметра влияет и на выполнение команд! ВЫБРАТЬ СЧЕТ,! ПОВТОР СЧЕТ,! СЛЕДУЮЩИЙ СЧЕТ,! СЛЕДУЮЩИЙ СУБСЧЕТ.

Просмотр оборотки без итогов — задание данного параметра позволяет просматривать оборотно-сальдовые ведомости по счетам и субконто без расчета в них итогов. Этот параметр следует задавать только на очень медленных компьютерах или при использовании большого количества субконто.

Анализ субконто в порядке кодов — при установке этого параметра распечатка оборотно-сальдовой ведомости по субконто, анализ счета по субконто и анализа субконто выдается в порядке кодов субконто, если же данный параметр не установлен, эти документы будут упорядочены по наименованиям (алфавита) субконто.

Включать подчиненные субконто — если данный параметр задан, то в документах, которые включают список субконто (оборотно-сальдовая ведомость в разрезе субконто, анализ счета по субконто и т. д.), будут включены не только субконто выбранного уровня, но и все подчиненные им субконто. Если же данный параметр не задан, то сведения о подчиненные субконто в документы не включаются. Значение данного параметра влияет и на выполнение команды! СЛЕДУЮЩИЙ субконто.

Рассчитывать в документах цену — если данный параметр установлен, то при просмотре журнала операций, а также в карточке счета, карточке субконто и журнальном ордере будет выводиться не нормативные цена (заданная в списке субконто в графе "Цена"), а фактическая цена субконто, т.е. результат деления суммы проводки на количество.

Рассчитывать в документах курсы валют — если данный параметр установлен, то при просмотре журнала операций, а также в карточке счета, карточке субконто и журнальном ордере будет выводиться не нормативный курс валюты (заданный в списке курсов валют), а фактический курс, то есть результат деления суммы проводки на сумму в валюте.

Вывод параметров субконто до — указывает, сколько параметров субконто нужно выводить в документах, которые включают наименование субконто (карточке счета, карточке субконто и др.). Если указать 0, то параметры субконто выводиться не будут.

11.2. Калькулятор и память

При вводе бухгалтерских операций часто нужно вычислить значение того или иного арифметического выражения. В "1С: Бухгалтерии — Проф." Для этого имеется встроенный калькулятор. Он вызывается с помощью пункта "Калькулятор" группы "Сервис" главного меню, а также из других режимов нажатием клавиш Ctrl F2.

В калькулятор можно ввести произвольный арифметическое выражение, которое состоит из чисел, круглых скобок и знаков операций: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножить), "/" (разделить). Кроме того в калькуляторе можно пользоваться значением ячейки памяти (см. ниже), которое обозначается буквой "М".

Замечаний.

В формулах целую и дробную часть числа нужно разделять точкой, а не запятой. (Например, "1.5", а не "1,5").

Очистка ленты калькулятора выполняется нажатием клавиши F6.

Корректировка сумм. При корректировке числовых значений в списках (например, значений сумм проводок), можно вызвать калькулятор нажатием клавиши F2. При этом текучая сумма операции помещается в калькулятор, а результат вычисления заносится в сумму сделки.

Память (ячейка памяти) — это ячейка для запоминания некоторого числового значения. Так же как в обычном калькуляторе, Вы можете поместить текущую число в память, добавить его в чувство, вычесть из памяти и вставить значение памяти в поле, редактируется. Чаще память используется для копирования сумм проводок, информации с шахматка, из сводных проводок, оборотов счета и т. д., но ее возможности значительно больше.

Для работы с памятью следует викорстовуваты следующие клавиши:

Ctrl F3 — поместить текущую (отмечено курсором) число в память;

Shift F3 — добавить текущую (отмечено курсором) число к памяти;

Alt F3 — отнять текущую (отмечено курсором) число из памяти;

Ctrl F4 — вставка значение памяти (в режиме корректировки поля списка или запроса).

Кроме того значение памяти можно использовать в калькуляторе, оно обозначается в формулах символом "М". Значение ячейки памяти отображается в правом нижнем углу окна калькулятора.

11.3. Запуск внешних программ

"1С: Бухгалтерия — Проф." Позволяет запускать другие (внешние) программы, не заканчивая сеанс работы. Эта возможность будет обсуждена в данном параграфе.

Список внешних программ. Для вызова внешних программ выберите "Внешние программы" из группы "Сервис" главного меню. На экране будет выведен список внешних программ.

Список содержит 4 графы.

графа "Наименование" содержит имя внешней программы, эта графа служит только для удобства поиска программы в списке;

графа "Каталог" содержит диск и каталог, в которые будет выполнен переход перед запуском программы. Если программа, которая вызывается, находится в текучем каталоге или в списке каталогов, который указан в команде PATH файла AUTOEXEC.BAT, то данную графу можно не заполнять;

графа "Имя файла" содержит имя программы, которая запускается. Расширение (. EXE,. COM или. BAT) можно не указывать;

графа "ОП" содержит количество оперативной памяти в килобайтах, которая необходима для запуска программы. Если графа не заполнена или содержит нулевое значение, для программы освобождается максимально возможное количество оперативной памяти.

Список внешних программ можно расширять и корректировать. Однако первые 4 ленты в списке внешних программ являются фиксированными: их нельзя уничтожать.

Запуск программы. Для запуска внешней команды выделите клавишами нужную ленту в списке и нажмите клавишу Enter.

Замечание.

Для запуска внешних программ на жестком диске компьютера должно быть свободно не менее 600 кбайт (это необходимо для сохранения состояния оперативной памяти, см. ниже).

Корректировка списка программ. Вы можете продивлятсь и корректировать список внешних программ, как обычно (см. п. 2.11). Например, для вставки ленты в список нажмите клавишу Ins, для уничтожения ленты — укажите на нее курсором и нажмите клавишу Del. Для корректировки графы списка выделите эту графу курсором и нажмите клавишу *.

Программа не позволит уничтожить первые четыре строки списка или изменить в них графу "Название".

Временный файл для запуска программ. При запуске внешних программ "1С: Бухгалтерия-Проф." сохраняет состояние оперативной памяти во временном файле, а по окончании работы вызванной программы — восстанавливает исходное состояние памяти с этого файла. Размер временного файла равен размеру оперативной памяти, освобождается для запуска внешней программы. Ограничение размера оперативной памяти, выделяемой (указывается в четвертой графе списка внешних программ), позволит сократить время запуска внешней команды.

Конечно временный файл, используемый для сохранения состояния оперативной памяти, создается на текущем диске. Если это Вас не устраивает, Вы можете указать другой диск и, если хотите, директорию (каталог) в переменной окружения TEMP операционной системы DOS. Например, чтобы временный файл создавался на диске D:, включите в файл AUTOEXEC.BAT строку

SET TEMP = D:

и перезагрузите компьютер.

Замечание.

1. При использовании внешнего редактора необходимо в графе "Директория" указать путь доступа к этому редакора или включить каталог, содержащий программу внешнего редактора, в список директорий, указанный в команде Path файла AUTOEXEC.BAT. После внесения изменений в файл AUTOEXEC.BAT не забудьте выполнить перезагрузку компьютера.

2. При использовании менеджера памяти QEMM/386 на некоторых компьютерах возможны сбои при запуске внешних программ.

11.4. Записная книжка

Если Вы постоянно используете "1С: Бухгалтерию-Проф", Вам может стать полезной функция "Записная книжка" этой программы. В записной книжке можно назначить на любую дату список дел, и тогда при входе в программу в тот день, на который назначены какие-либо дела, на экран автоматически будет выведен список дел.

Для вызова записной книжки выберите режим "Записная книжка" из группы "Сервис" главного меню. На экран будет выведен список намеченных дел.

Список состоит из трех граф: "Дата" (дата мероприятия), "День" (день недели — эта графа заполняется автоматически) и "Запись" (содержит назначения мероприятия). Вы можете просматривать и корректировать данный список как обычно (див.п.2.11). Например, для вставки строки в список нажмите клавишу Ins, для уничтожения строки укажите на него курсором и нажмите клавишу Del. Для корректировки графы списка выделите эту графу курсором и нажмите клавишу Enter. По окончании корректировки списка нажмите Esc.

"1С: Бухгалтерия-Проф." при запуске проверяет, не предназначены на текущую дату какие-либо дела в записной книжке. Если назначены, то на экран сразу же выводится записная книжка, и в ней курсором отмечается первая запись, относящаяся к текущей дате.

Чтобы не перегружать записную книжку, отработанные записи в ней рекомендуется уничтожать.

11.5. Установка пароля.

Если вы хотите ограничить или предотвратить возможность доступа других лиц к "1С: Бухгалтерии-Проф", Вы можете установить пароль на вход в программу. Для этого выберите пункт "Установить пароль" из группы "Сервис" главного меню. Программа выведет запрос установки пароля.

Введите код доступа (от 1 до 10 букв или цифр) и нажмите Enter. Программа запросит подтверждение установки пароля. Для подтверждения нажмите Enter, для отказа от пароля — Esc.

После этого при входе в программу каждый раз предлагается набрать пароль. Если пароль вкзаних неправильно, программа не запускается.

Снятие пароля. Для снятия пароля выберите пункт "Установить пароль" из группы "Сервис" главного меню и введите порожний пароль (сразу нажмите Enter).

Замечание.

1. После установки пароля обязательно запишите его или запомните.

2. При проверке пароля большие и маленькие буквы не отличаются. Так, если Вы ввели пароль "Контрабас", то при запуске программы можно указать пароль "Контрабас", "Контрабас", "контрабас" или даже "Контрабас".

3. Наличие пароля не мешает изменить базы данных "1С: Бухгалтерия-Проф." С помощью других программ, например, DBase, FoxPro и т.д.

11.6. Действия с последними сформированными документами.

В процессе работы с "1С: Бухгалтерией-Проф." формируются различные выходные документы: отчеты, первичные документы, оборотные ведомости, карточки счетов и субконто и т.д. Для Вашего удобства "1С: Бухгалтерия-Проф." предоставляет средства для просмотра, редактирования и печати последнего сформированного документа. Это делается с помощью следующих средств:

Просмотр — пункт "Просмотр" в нижней части группы "Сервис" главного меню. Кроме того, просмотр последнего документа вызывается также из всех основных режимов программы при нажатии комбинации клавиш Ctrl F7.

Редактирование — пункт "Редактировать" в нижней части группы "Сервис" главного меню.

Печать — пункт "Печать" в нижней части группы "Сервис" главного меню. Печать последнего сформированного документа вызывается также по большинству основных режимов программы, когда нажать клавиши Ctrl F8.

Кроме того, последний сформированный документ можно сохранить на диске под другим именем с помощью пункта "Сохранить в архиве" в нижней части группы "Сервис" главного меню (см. ниже).

Замечание.

Последний сформирован документ сохраняется на диске в виде файла с именем OUT.TXT.

11.7. Архив документов

Для обращения к документам, которые часто используются (текстовых файлов) "1С: Бухгалтерия-Проф." позволяет вести архив документов. Для обращения в архив нужно выбрать пункт "Архив документов" в группе "Сервис" главного меню. На экран будет выведен заголовок архива.

Заголовок архива представляет собой список, состоящий из двух граф: "Название документа" и "Имя файла". Вы можете просматривать и корректировать данный список, как обычно (см. п. 2.11). Например, для вставки строки в список нажмите клавишу Ins, для уничтожения строки укажите на нее курсором и нажмите клавишу Del. Для корректировки графы списка выделите эту графу курсором и нажмите клавишу Enter. Для выхода из архива документов нажмите Esc.

Для каждого файла, указанного в заголовке архива, вы можете выполнить следующие действия.

Просмотр — втановить курсор на строку с именем файла и нажмите F3;

Редактирование — установите курсор на строку с именем файла и нажмите F4;

Печать — установите курсор на строку с именем файла и нажмите F8;

Таким образом, с помощью режима "Архив документов" можно создавать, редактировать, просматривать и печатать любые текстовые файлы. В графу "Имя файла" надо занести имя нужного файла, после чего, нажав F3, его можно просматривать, F4 — создавать или редактировать, F8 — печатать.

Внесение в архив последнего документа. В архив можно занести последний сформированный текстовый документ. Для этого:

выберите пункт "Сохранить в архиве" в нижней части группы "Сервис" главного меню;

если в заголовке архива нема строки с названием документа и именем файла, под которым нужно сохранить документ, нажмите клавишу Ins и введите эту строку;

установите клавишами é и ê курсор на строку с именем файла, под которым нужно сохранить документ, и нажмите Enter.

При повторном сохранении документа в файле с одним и тем же именем файла старый документ будет удален.

Замечание.

Каждый документ занимает соответствующее место на диске, поэтому ненужные документы рекомендуется уничтожать.